Annak, hogy egy levél spam-be kerül számos oka lehet. Sajnos ez többnyire nem a használt szoftveren, illetve annak beállításain hanem a használat módján a levél tartalmán és egyéb tényezőkön múlik.

- ha levélbe semmi mást csak linket raksz, szinte biztos, hogy az üzenet nem jut célba. Ezt az esélyt nagyon megnöveli ha ráadásul több link kerül a levélbe mindenféle egyéb tartalom nélkül
- gyakori hiba, hogy csak egy kép kerül a levélbe, mindenféle szöveg nélkül. Ez szinte 99%-os módszer, hogy a spam fiókba kerüjön a levél. Ezen ronthat tovább is, ha az az egy szem kép egy kattintható link is.
- az előző két opció közös használata, minimális szöveges tartalom mellett szintén sok problémát okozhat
- az interneten a csupa NAGYBETŰS szöveg a kiabálás, az agresszió jele. Így kerülni kell mind a tárgyban mind pedig a levél tartalmában a túlzásba vitt használatát
- ne hivatkozzon a levél olyan weboldalakra, videókra vagy egyéb tartalmakra amik nagy eséllyel tiltólistán vannak, vagy vírusosak. Ezeket a webcímeket tárolják a spamszűrők és ha a levélben oda mutat egy link akkor azonnal leértékelik azt a levelet amelyben az szerepel.
- feladónak érdemes saját domain-es e-mail címet megadni, ugyanez igaz a visszapattanó e-mail címre is (ez utóbbi mindenképpen létező cím legyen)
- a tesztlevél tartalma is hasonlítson a majdan kiküldendő levelekre. Tehát nem elég bele pár szó vagy egy mondat, mivel ez a teszt így a levélküldés működésének vizsgálatán kívül nem alkalmas semminek a tesztelésére sem.
- a levélben használt linkek szövege lehetőleg ne legyen maga a link, hanem valóban egy érthető szöveg, mondat legyen.
- ha a visszapattanó e-mail cím nem valós, akkor akár tiltólistára is kerülhet a küldő (ez súlyosabb mintha spamnek nyilvánítaná a levelet)
- ha lehet kerülni kell a feladó nevében a Dr., Mr., Mrs. előtagokat

A különböző levelező szoftverek beépített spam ellenőrzője a saját felhasználási szokásokból is tanul, így nemigen magyarázható meg pontosan, hogy egy levél miért is került a spambe.
Pár levelező és a tapasztaltak alapján spam-ként értékelt tartalom (a levelezők különböző verzióiban ezek másként működhetnek):
Outlook:
- kattintható e-mail cím a levél tartalmában
- 500 karakternél rövidebb tartalom
- 100KB-nál nagyobb e-mail fájlméret, a html kód + beágyazott képek, ha engedélyezve vannak (forrás: https://www.emailonacid.com/blog/details/C13/how_does_email_file_size_affect_deliverability)

Gmail.com:
- gmailes feladó cím és más rendszerhez tartozó visszapattanó cím
- megköveteli a megfelelően beállított DNS SPF rekordot:
http://www.webgalamb.hu/tudastar/?tudastar=spf-rekord-beallitasa

A gmail.com spambe helyezi a beérkező levelet (pontosabban figyelmeztet, hogy a feladó csaló lehet) amennyiben a feladója gmail-es címet használ, azonban a levél küldéshez nem a gmail SMTP-jét veszi igénybe, ez utóbbi azonban nem alkalmas hírlevél küldésére az erős korlátozásoknak köszönhetően. Tehát gmail.com-os feladó vagy visszapattanó cím használata nem javasolt sem feladónak sem pedig visszapattanó címnek sem (illetve más ingyenes vagy nem saját tulajdonú domainhez tartozó cím használata sem)! Ilyen célra saját domainhez tartozó e-mail címet érdemes használni.

A legtöbb spamszűrő a levél több tulajdonságát pontozza (rossz pontok), majd a pontok összeadását követően a szűrő beállításától függően egy bizonyos pontszám felett spam státuszba helyezi azt.

Az imént leírtak általánosságok, amik betartása javítja a megfelelő értékelés elérését a spam szűrőnél, de sajnos nem feltétlenül elegendőek.

A domain tiltólistára kerülését, többek között, ezen a linken keresztül lehet ellenőrizni:
http://www.mxtoolbox.com/blacklists.aspx

A levelek teszteléséhez javaslom ezt a weboldalt:
http://www.mail-tester.com/

Az oldal használata egyszerű, követni kell az ott kiírtakat. A levél tesztelése után kapni fogsz egy oldalt, ahol a részletes értékelés látható (a hibák sorára kell kattintani és látszik a hibapont oka). Az ott megjelenő hibákat a lehetőségek szerint meg kell szüntetni.

További hasznos információk:
A Gmail spamszűrő működése: http://hu.spam.wikia.com/wiki/Gmail_spamsz%C5%B1r%C5%91
A spamek típusai: http://hu.spam.wikia.com/wiki/A_spamek_t%C3%ADpusai
Webmester fórum a hazai helyzetről: https://entity.hu/jogi-kerdesek/15186-email-kuldese-cegeknek.html
Spamtörvények: http://hu.spam.wikia.com/wiki/Kateg%C3%B3ria:Spamt%C3%B6rv%C3%A9nyek
A SpamAssasin spamszűrő működése: http://hu.spam.wikia.com/wiki/SpamAssassin